Waarom een externe dagvoorzitter?

Reacties(0)

Door Hester Macrander
In tijden van bezuinigingen worden alle kosten kritisch bekeken. En terecht. Sommige zaken worden als luxe bestempeld en geschrapt. Ik merk dat in mijn werk als dagvoorzitter de beslissing om mij in te huren later wordt genomen. Soms denkt men: ‘Dat kan Henk van de afdeling communicatie wel’, maar op het laatste moment word ik dan toch nog gebeld. Is een externe dagvoorzitter een verstandige uitgave? Wat zijn de voordelen? Zijn er ook nadelen?

• Vooropgesteld: dagvoorzitterschap is een vak. U neemt een risico met iemand extern in te huren, dus kijk goed naar wat u wilt en stem dat van tevoren af. Vrijwel iedere cabaretier, journalist of Bekende Nederlander biedt zich tegenwoordig aan als dagvoorzitter, maar ik vind dat te eenvoudig. Zorg dat degene die u vraagt past bij uw doel: qua inhoud, vakmanschap en ervaring! Overleg met de beoogde persoon voordat u de deal sluit.

• Er worden grote bedragen gevraagd voor een dagvoorzitterschap. Ook daar moet u kijken of de prijs in redelijke verhouding staat tot de gemaakte uren. Een goede voorbereiding loont, maar dan nog hoeven het geen bedragen boven de Balkenende-norm te zijn! De taken zijn: een voorgesprek bij de klant, inlezen op de materie, voorbereidende teksten maken, vragen opstellen voor discussie, en de dag zelf voorzitten. Dit is voor een goede, volledige opdracht ongeveer een halve week werk. Tenminste: als je het goed doet en alleen dan voegt het iets toe.

• Van belang is de juiste persoon op de juiste plaats. Een BN’er is niet altijd een goede dagvoorzitter. Ik heb een directeur van een grote luchtvaartmaatschappij deze taak zien vervullen, zonder enige toegevoegde waarde. Hij was duidelijk niet voorbereid, was slechts een bekende naam. Wat wilt u dat de dagvoorzitter toevoegt? Inhoud, sfeer, energie, vaart, humor, een combinatie van deze zaken? Bespreek dit voordat u de deal sluit.

• Een externe dagvoorzitter heeft diverse voordelen, afgezien van stroomlijnen van de dag middels tijdbewaking en het aan- en afkondigen personen.

1. De persoon staat buiten de cultuur van het bedrijf of de sector en kan daardoor dingen zeggen, of vragen die anders niet gezegd of gevraagd zouden worden:d e openbreekfunctie.

2. De persoon voelt aan hoe de sfeer in de zaal is en kan ingrijpen als het te saai wordt, of als het onhelder wordt, of als er adders onder het gras voelbaar worden: energiemanagement.

3. Een goede dagvoorzitter kan goed presenteren –pakt de aandacht- en kan tevens scherp inhoudelijk denken: dit zet de dag meteen goed op de rails en voorkomt wegdrijven van het thema.

4. De dagvoorzitter inspireert en steunt de organisatie binnen het thema van de dag.

5. De dagvoorzitter is feitelijk een vertegenwoordiger van de maatschappij, de burger om wie het meestal draait: het algemeen belang van de bijeenkomst wordt door diens aanwezigheid groter, mits deze positie door de dagvoorzitter expliciet benut wordt.

• Zijn er ook nadelen?

U neemt altijd een risico met het inhuren van iemand. Stem daarom voordat u de deal sluit doel en middel met elkaar af.  Dit kan eenvoudig via het bestuderen van iemands site en een telefonisch voorgesprek. Je merkt snel genoeg of je elkaar verstaat! Een goede dagvoorzitter zegt het als hij/zij niet de juiste persoon op de juiste plaats is.

Klik hier voor meer informatie over Hester Macrander.